Das Prinzip einfach erklärt: Was bedeutet „Absetzen“ eigentlich?
Bevor wir in die Details gehen, lassen Sie uns die Logik dahinter verstehen. Das Finanzamt besteuert Ihren Gewinn, nicht Ihren Umsatz.
$Gewinn = Umsatz – Betriebsausgaben$
Alles, was Sie tun, um Ihren Umsatz zu generieren, zu sichern oder zu steigern, ist eine Betriebsausgabe. Wenn Sie also 5.000 Euro verdienen und 2.000 Euro für Arbeitsmittel ausgeben, zahlen Sie nur Steuern auf die verbleibenden 3.000 Euro. Ziel ist es, jede legitime Ausgabe als Betriebsausgabe zu deklarieren, um die Steuerlast massiv zu senken.
Schritt-für-Schritt-Guide: Was Sie sofort absetzen können
Gehen wir die Liste durch. Speichern Sie sich diesen Abschnitt, denn er ist bares Geld wert.
1. Das häusliche Arbeitszimmer oder die Homeoffice-Pauschale
Arbeiten Sie von zu Hause? Wenn Sie ein separates Zimmer haben, das fast ausschließlich beruflich genutzt wird, können Sie anteilig Miete, Strom, Wasser und Heizung absetzen. Falls nicht, gibt es die Homeoffice-Pauschale. Diese wurde deutlich angehoben und ist ein Segen für jeden Freelancer.
2. Technik und Hardware
Vom Laptop über das Smartphone bis hin zum Monitor: Wenn Sie Geräte für Ihre Arbeit kaufen, sind dies Betriebsausgaben. Seit 2021 gibt es eine bahnbrechende Änderung: Computerhardware und Software können Sie im Jahr der Anschaffung sofort voll abschreiben, egal wie teuer sie waren.
3. Weiterbildung und Fachliteratur
Jedes Buch, jedes Seminar und jeder Online-Kurs, der Sie in Ihrem Beruf weiterbringt, ist steuerlich absetzbar. Bildung ist die beste Investition – und der Staat beteiligt sich daran.
4. Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand
Fahren Sie zu einem Kunden oder einer Konferenz? Ob Bahnticket, Kilometerpauschale für das eigene Auto oder Hotelkosten – alles gehört in die Steuererklärung. Vergessen Sie nicht den Verpflegungsmehraufwand (die sogenannten Diäten), wenn Sie länger als 8 Stunden von zu Hause weg sind.
5. Marketing und Akquise
Ihre Website-Gebühren, Anzeigen bei Google oder LinkedIn, Visitenkarten und sogar das Business-Essen (zu 70 %) sind absetzbar.
Wichtiger Hinweis: Viele Leser kommen genau hierher zurück, wenn sie ihre Belege sortieren. Teilen Sie diesen Artikel mit Menschen, denen finanzielle Sicherheit wichtig ist. Es ist kein Geheimwissen, aber man muss es konsequent anwenden.
Praxis-Beispiele aus dem deutschen Freelancer-Alltag
Stellen wir uns zwei Grafikdesigner in Frankfurt vor.
Designer A denkt, Steuern seien nur Sache des Steuerberaters am Jahresende. Er sammelt kaum Belege und setzt nur seinen Laptop ab. Am Ende zahlt er 12.000 Euro Einkommensteuer.
Designer B liest diesen Guide. Er setzt sein Arbeitszimmer ab, bucht Fachliteratur konsequent als Ausgabe, rechnet jede Fahrt zum Kunden ab und nutzt die Sofortabschreibung für sein neues iPad. Er reduziert seinen zu versteuernden Gewinn um zusätzliche 8.000 Euro. Bei einem Steuersatz von rund 30 % spart er direkt 2.400 Euro Cash. Das ist ein schöner Urlaub oder die Anzahlung für ein neues Depot.
Die häufigsten Fehler: Wo Freelancer Geld verbrennen
Der größte Fehler ist die Verschleppung. Wer Belege in einem Schuhkarton sammelt und erst im Mai des Folgejahres reinschaut, hat bereits verloren. Viele Belege verblassen oder gehen verloren.
Ein weiterer Fehler: Angst vor dem Finanzamt. Viele Freelancer trauen sich nicht, Ausgaben anzugeben, weil sie eine Prüfung fürchten. Aber solange eine Ausgabe betrieblich veranlasst ist, steht sie Ihnen zu! Seien Sie mutig, aber bleiben Sie ehrlich.
Dritter Fehler: Privat und Geschäftlich nicht trennen. Nutzen Sie unbedingt ein separates Geschäftskonto. Das macht die Buchhaltung zum Kinderspiel und sorgt für Klarheit bei Rückfragen des Amtes.
Der langfristige finanzielle Impact
Rechnen wir das hoch. Wenn Sie durch kluge Steuergestaltung jedes Jahr nur 3.000 Euro sparen und diese Summe in einen weltweit gestreuten ETF investieren, haben Sie nach 20 Jahren (bei 7 % Rendite) ein Vermögen von über 120.000 Euro zusätzlich.
Das ist der Unterschied zwischen „irgendwie über die Runden kommen“ und „finanzieller Freiheit“. Steuern zu sparen ist der schnellste Weg zum Vermögensaufbau, weil das Geld sofort zur Verfügung steht.
Was Sie heute tun sollten (Ihre To-Do-Liste)
- Belege digitalisieren: Nutzen Sie eine App, um jeden Beleg sofort nach dem Kauf zu scannen.
- Konto prüfen: Trennen Sie private und geschäftliche Zahlungen strikt.
- Arbeitsplatz checken: Messen Sie Ihr Arbeitszimmer aus oder notieren Sie sich die Tage im Homeoffice.
- Investitionen planen: Brauchen Sie neues Equipment? Kaufen Sie es vor dem Jahresende, um den Gewinn dieses Jahres noch zu drücken.
Ein Wort zum Schluss: Werden Sie zum Chef Ihrer Finanzen
Finanzielle Freiheit beginnt im Kopf. Es geht nicht darum, wie viel Sie verdienen, sondern wie viel Sie behalten. In Deutschland ist das Steuersystem kompliziert, ja. Aber es bietet auch Chancen für diejenigen, die die Regeln kennen.
Sehen Sie die Steuererklärung nicht als Last, sondern als jährlichen Bonus-Check, den Sie sich selbst ausstellen. Sie arbeiten hart für Ihr Geld. Es gehört Ihnen. Holen Sie es sich zurück.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
1. Kann ich auch Kleidung absetzen?
Nur wenn es sich um typische Berufskleidung handelt (z.B. Schutzkleidung oder ein Kittel). Ein Anzug für den Termin beim Kunden wird vom Finanzamt leider als Privatvergnügen gewertet.
2. Was ist mit Bewirtungskosten?
Wenn Sie einen Kunden zum Essen einladen, um ein Projekt zu besprechen, können Sie 70 % der Kosten absetzen. Wichtig: Der Beleg muss maschinell erstellt sein und den Namen des Bewirteten sowie den Grund enthalten.
3. Lohnt sich ein Steuerberater für Freelancer?
In der Regel ja. Ein guter Steuerberater kostet zwar Geld, spart Ihnen aber oft das Doppelte oder Dreifache durch Tipps ein, auf die Sie selbst nicht gekommen wären. Zudem verlängert er die Abgabefristen.
4. Kann ich Geschenke an Kunden absetzen?
Ja, bis zu einem Wert von 35 Euro (netto) pro Person und Jahr. Ab 2024 gibt es hier oft Bestrebungen, die Grenzen anzuheben – prüfen Sie die aktuellen Werte.
5. Was passiert, wenn ich einen Beleg verloren habe?
In Ausnahmefällen können Sie einen Eigenbeleg schreiben. Das sollte aber die absolute Ausnahme bleiben und nur für Kleinbeträge genutzt werden.
6. Gilt die Homeoffice-Pauschale auch am Wochenende?
Sie gilt für jeden Tag, an dem Sie ausschließlich von zu Hause aus arbeiten. Wenn Sie also auch samstags beruflich aktiv sind, zählt das.
7. Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
In Deutschland gilt für Selbstständige eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Digitalisieren Sie alles – das spart Platz und Nerven.